Van Ouderdorp Tuinen, van notities en weekendwerk naar facturen in 1 klik

Van Ouderdorp Tuinen is een tuinbedrijf dat dagelijks werkt met bodeminjecties, onderhoud en aanleg. Elke dag opnieuw registreerde eigenaar Jeffrey zijn werkzaamheden in losse notities. Elk weekend pakte hij de rekenmachine en Word erbij om met tegenzin facturen te maken.

Jeffrey stond sceptisch tegenover digitalisering. Niet omdat hij het niet zag zitten, maar omdat zijn rekenlogica specifiek is: prijs per liter bodeminjectie, kilometers, verschillende landen, klanttypes. Standaard factureringsprogramma's dwongen hem zijn werkwijze aan te passen.

Hij zocht daarom naar een manier om zijn registratie te digitaliseren, zonder zijn rekenmethode te veranderen.

De uitdaging

Jeffrey liep dagelijks tegen dezelfde frustraties aan:

• Werk registreren in losse notities – elke dag opnieuw alles opschrijven

• Facturen maken in het weekend – rekenmachine en Word erbij, alles handmatig doorrekenen

• Specifieke rekenlogica – standaardprogramma's konden zijn manier van factureren niet aan

• Graven in notities – welke klus was ook alweer wanneer? Hoeveel liter had ik gebruikt?

• Uitgestelde administratie – het maken van facturen werd steeds verder vooruitgeschoven

• Geen overzicht – chaos van losse briefjes en notities

Het kostte hem minstens 30 minuten per factuur, en dat telde snel op.

De oplossing: een eigen app die zijn logica volgt

Voor Van Ouderdorp Tuinen is een maatwerk app gebouwd die volledig aansluit op zijn bestaande werkwijze. Zijn rekenlogica bleef precies hetzelfde, alleen de registratie verhuisde naar één centrale plek.

De app doet exact wat Jeffrey nodig heeft:

• Dagelijkse registratie via mobiel – direct na het werk alles vastleggen

• Zijn eigen rekenlogica – prijs per liter, kilometers, landentoeslag, klanttypes

• Automatische factuurgeneratie – alle gegevens staan al klaar

• Factuur maken in 1 klik – geen rekenmachine en Word meer nodig

• Volledig overzicht – alle werkzaamheden op één plek

Geen generiek factureringsprogramma dat hem dwingt anders te werken. Gewoon zijn eigen systeem, digitaal.

Hoe werkt het in de praktijk?

Tijdens het werk

• Jeffrey registreert zijn werkzaamheden direct via zijn telefoon

• Liters bodeminjectie, kilometers, klantgegevens – alles wordt vastgelegd

• Geen losse notities meer, alles staat meteen op de juiste plek

In het weekend

• Alle gegevens staan al klaar in het systeem

• Jeffrey opent de app, selecteert de werkzaamheden

• Eén klik op de knop: factuur gegenereerd

• Geen graven in notities, geen rekenmachine, geen Word

Het overzicht

• Alle werkzaamheden op één centrale plek

• Duidelijk wat gefactureerd is en wat nog moet

• Geen chaos van losse briefjes meer

Het resultaat

• 30 minuten bespaard per factuur – tel dat maar eens op over een maand

• Facturen worden niet meer uitgesteld – het werk is immers al gedaan

• Rust door overzicht – alles staat op één vaste plek

• Zijn logica bleef, de chaos verdween – geen aanpassing van werkwijze nodig

• Geen weekendwerk meer – factureren kost nu nog maar een fractie van de tijd

Waarom geen standaard factureringprogramma?

Jeffrey heeft een specifieke manier van rekenen die niet past in standaardsoftware. Standaardprogramma's dwingen je om anders te werken, om je aan te passen aan het systeem.

Met maatwerk software is zijn werkwijze leidend. Het systeem volgt hem, niet andersom.

Het resultaat is een app die precies doet wat nodig is: zijn werk registreren zoals hij dat altijd deed, en facturen maken zonder het gedoe.